บริษัท พี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง

ประวัติความเป็นมา

บริษัท พี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง (1988) จำกัด ทำการก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2531  โดยคุณเอี่ยม พูน
เพิ่มสิริ หลังจากได้ดำเนินกิจการการซื้อขายแผ่นเหล็ก สำหรับผลิตกระป๋องบรรจุอาหาร และผลิตปี๊บบรรจุน้ำมันพืชในนาม"ห้างหุ้นส่วนจำกัด พี.พี. สตีล" ได้ประมาณ 10 ปี  เพราะได้เล็งเห็นว่าธุรกิจด้านการผลิตภาชนะบรรจุอาหารจะมีบทบาท ที่สำคัญทั้งทางสังคมและเศรษฐกิจของประเทศอย่างมากและต่อเนื่อง  จากแนวคิดดังกล่าว   ในปี พ.ศ. 2529  จึงได้ติดต่อเช่าเครื่องจักรมาดำเนินการผลิตกระป๋องสำหรับใช้บรรจุปลาซาดีน ในซอสมะเขือเทศ ขนาด 202 x 308  เพียงชนิดเดียว  ที่บริเวณซอยปลั่งอนุสรณ์  ดาวคะนอง  โดยมีพนักงานในขณะนั้นประมาณ  30  คน  ดำเนินกิจการได้ประมาณ  2  ปี  จึงขยายกิจการมาตั้งที่บริเวณถนนเทพารักษ์  จังหวัดสมุทรปราการ  พร้อมกับตั้ง  บริษัท พี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง (1988) จำกัด ขึ้น  และซื้อเครื่องจักรจากประเทศไต้หวันมาเสริมการผลิตอีก  1  ชุด  เพื่อนำมาผลิตกระป๋องบรรจุปลา  ขนาด 300 x 206  และขนาด 300 x 407  ที่เป็นการตอบสนองตลาดในขณะนั้น  และบริษัทฯ ได้รับพนักงานเข้าร่วมงานเพิ่มขึ้นเป็น  80  คน  ดำเนินการผลิตป้อนกระป๋องเข้าสู่ตลาด  ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะเป็นโรงงานบรรจุปลากระป๋องแปรรูปเพื่อการส่งออก  หลังจากนั้นประมาณ 3 ปี  คือปี พ.ศ. 2534  บริษัทฯ ได้พัฒนาการผลิตกระป๋องสำหรับบรรจุปลารูปแบบใหม่  ที่แต่เดิมการผลิตจะใช้การเชื่อมกระป๋องด้วยตะกั่ว   มาเป็นการเชื่อมด้วยไฟฟ้า  เพื่อเป็นการช่วยลดมลภาวะอากาศและรักษาสิ่งแวดล้อม  บริษัทฯจึงสั่งซื้อเครื่องจักรใหม่จากประเทศสวิสเซอร์แลนด์  ซึ่งเป็นเครื่องที่เชื่อมกระป๋องด้วยไฟฟ้า  และมีความเร็วในการผลิต  500 ใบ / นาที   มาเพื่อใช้ผลิตกระป๋องสำหรับ  บรรจุปลาซาดีนในซอสมะเขือเทศ  ขนาด 202 x 308  และรับพนักงานผลิตเพิ่มเป็น 100  คน  ในปี พ.ศ. 2534 นี้  โดยประธานบริษัทฯ  คือคุณเอี่ยม  พูนเพิ่มสิริ  ได้เล็งเห็นว่าบริษัทฯ ควรจะขยายงานเพิ่มนอกเหนือจากการผลิตกระป๋องสำหรับบรรจุปลา  จึงตั้งบริษัท อุตสาหกรรมปี๊บสยาม  จำกัด ขึ้น  และสั่งซื้อเครื่องจักรจากประเทศไต้หวันเพื่อนำมาใช้ผลิตปี๊บบรรจุน้ำมันพืช  แกลลอนเหลี่ยมสำหรับบรรจุทินเนอร์  แกลลอนกลมสำหรับบรรจุสี  และมีพนักงานร่วมงานทั้งสองบริษัทประมาณ  180   คน





รายละเอียด


นับแต่ปี พ.ศ. 2531  บริษัท พี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง (1988) จำกัด และบริษัท อุตสาหกรรมปี๊บสยาม  จำกัด  ตั้งอยู่เลขที่  1573 และ 1547  หมู่ที่ 7  ถนนเทพารักษ์  อำเภอเมือง  จังหวัดสมุทรปราการ 10270  โทรศัพท์  0-2759-5159-60 และ 0-2383-5679-80  มีพื้นที่ดำเนินกิจการประมาณ  3  ไร่  เป็นโรงงานผลิตภาชนะที่ทำจากแผ่นเหล็ก  เช่น  กระป๋องสำหรับบรรจุอาหาร   ปี๊บสำหรับบรรจุน้ำมันพืช  ปี๊บสำหรับบรรจุแอลกอฮอล์  ปี๊บสำหรับบรรจุกาว  ปี๊บสำหรับบรรจุน้ำมันก๊าด  ปี๊บสำหรับบรรจุหมึกพิมพ์  แกลลอนเหลี่ยมสำหรับบรรจุทินเนอร์  ต่อมา ในปี พ.ศ. 2544   บริษัทฯ ได้ดำเนินการก่อสร้างอาคารโรงงานแห่งใหม่ขึ้นที่  ต.คอกกระบือ  อ.เมือง  จ.สมุทรสาคร  ภายในพื้นที่ขนาด  6  ไร่  การดำเนินการก่อสร้างเสร็จสมบูรณ์สามารถเปิดดำเนินการผลิต ได้ เมื่อเดือน  กุมภาพันธ์  พ.ศ. 2545  ทำให้ปัจจุบัน  บริษัทพี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง (1988)  จำกัด  และ บริษัทอุตสาหกรรมปี๊บสยาม จำกัด มีอาคารสำนักงานและโรงงานตั้งอยู่เลขที่  68/5 หมู่ 4 ถ.เลียบคลองราษฎร์พัฒนา 1 ต.คอกกระบือ   อ.เมือง  จ.สมุทรสาคร 74000 โทรศัพท์/โทรสาร 0-3482-4298-9  และตั้งแต่เดือน สิงหาคม ปี พ.ศ. 2548 บริษัทอุตสาหกรรมปี๊บสยาม จำกัดได้ควบรวมและใช้ชื่อว่า "บริษัท  พี.พี.อุตสาหกรรมกระป๋อง (1988)  จำกัด"

ขั้นตอนที่1ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา  และ ขั้นตอนที่2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

ลักษณะการทำงานในระบบเดิม
             
แต่ละแผนกเมื่อก่อนเวลาจะเก็บข้อมูลไม่ว่าจะเป็นรายชื่อพนักงาน สินค้าเข้าออก บัญชีรายรับรายจ่าย  และฐานข้อมูลต่างที่จำเป็นต้องเก็บไว้  ก็ต้องใช้การจดบันทึกทุกอย่าง ส่วนในด้านการผลิตสินค้าก็ไม่มีเครื่องมือช่วยต้องใช้แรงงานพนักงานทั้งสิ้นตั้งแต่นำวัตถุดิบเข้ามาแล้วทำการแปรรูป ขบวนการผลิต รวมไปถึงการบรรจุภัณฑ์ จนการเคลื่อนย้ายของไปเก็บ  ส่วนในด้านการเก็บวัตถุดิบไม่สามารถสั่งเข้ามาเก็บไว้กักตุนไว้ได้ เพราะไม่มีที่สำหรับแช่เย็นไว้  ส่วนในด้านการเก็บสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้ว มักจะมีปัญหากับของล้นคลังหรือสินค้าขาดสต็อก อาจเกิดมาจากความผิดพลาดของพนักงาน ส่วนในด้านรายรับรายจ่าย เนื่องจากเราไม่มีระบบการคิดคำนวนโดยตรงจึงทำให้ข้อมูลที่เก็บไว้ อาจมีการผิดพลาดไม่ตรงกับรายรับรายจ่ายที่เป็นอยู่ จนทำให้รายรับรายจ่ายที่คิดออกมาผิดตามไป รวมไปถึงการจ่ายเงินให้แก่พนักงาน เราจะเสียเวลากับการต้องมานั้นจ่ายเงินให้แต่ละคนโดยตรง แทนที่จะมีระบบออนไลน์เข้าบัญชีธนาคาร ส่วนด้วยการบันทึกการเข้าออกของพนักงานก็ต้องใช้การจดบันทึก ซึ่งมันจะเกิดความไม่แน่นอนแก่พนักงาน เพราะเราไม่มีหลักฐานยืนยันเมื่อพนักงานเกิดการร้องเรียนเรื่องเงินที่ออกมา และการคำนวณเงินเดือนแต่ละเดือนออกมาอาจไม่ถูกต้องแม่นยำที่สุด

ภารกิจหลักของบริษัท

1. พัฒนารสชาติของผลิตภัณฑ์ให้เป็นที่ถูกปากผู้บริโภค ไปพร้อมๆ กับการพัฒนาทางด้านการผลิตให้มีคุณภาพและความสะอาด การคัดเลือกวัตถุดิบที่ต้องให้ได้มาตรฐาน
2. ผลิตสินค้าให้ออกมาตรงตามใจผู้บริโภคให้มากที่สุด
3. ผลิตสินค้ามาให้พอกับความต้องการของผู้บริโภค
4. การเก็บถนอม และปรุงแต่ง (แปรรูป)


วัตถุประสงค์ของบริษัท

1. เพื่อให้ผลิตภัณฑ์มีรูปแบบที่หลากหลายให้แก่ลูกค้าและเกิดความพึงพอใจจากลูกค้า
2. เพื่อให้สินค้าที่ผลิตภัณฑ์ออกมาสะอาด อร่อย และถูกหลักอนามัย
3. ต้องการการเก็บถนอม และปรุงแต่ง (แปรรูป) อาหารให้ได้มากที่สุด


เป้าหมายของบริษัท

ต้องการให้ผลิตกระป๋องมาให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าให้ได้มากที่สุด

ขั้นตอนที่3

การกำหนดความต้องการของระบบ

แผนผังการจัดการองค์กร

หน้าที่ ปัญหา และการแก้ปัญหาของแต่ละแผนก มีดังนี้



แผนกขาย

หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ



ปัญหาของแผนกขาย

1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อยๆ


แผนกบัญชี

หน้าที่ของแผนกบัญชี
มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขาย

ปัญหาของแผนกบัญชี

1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

แผนกคลังสินค้า

หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า


ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
5. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

แผนกจัดส่งสินค้า

หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า
มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า
1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
5. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน


ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี

1. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง
3. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน


ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า

1. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. ในกรณีที่แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่ เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย


ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า

ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า


ลักษณะของสถานประกอบการหรือแหล่งรายรับ-รายจ่าย

• รายรับที่ทางบริษัทได้รับคือ ได้จากการขายสินค้าและการสมัครสมาชิกของลูกค้า
• รายจ่ายเกิดจากการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบในการผลิตและวัสดุอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ ของบริษัทสรุปปัญหาทั้งหมด
1. ในแต่ละเดือนไม่สามารถทราบได้แน่ชัดว่าบริษัทสั่งสินค้าจำนวนเท่าไร ราคา มากเท่าไร
2. บิลสั่งของอาจหล่นหายจนเช็คของคลาดเคลื่อน
3. บางครั้งสั่งไม่ตรงตามที่ต้องการ
4. เมื่อผู้ขายสินค้าเจ้าเก่าส่งสินค้ามาไม่พอแผนกจัดสั่งซื้อของจำเป็นต้องหาผู้ขายสินค้ารายใหม่อย่างรวดเร็ว
5. วัตถุดิบล้นคลัง
6. ใช้ของไม่ตรงตาม FIFO
7. วัตถุดิบที่เข้ามาเช่น ปลาสด  มีเวลาอยู่ได้ไม่นานเพราะไม่ได้อุณหภูมิ
8. เสียเวลาในการคัดแยกวัตถุดิบ
9. ในการลำเลียงวัตถุดิบไปยังการบรรจุภัณฑ์ทำให้ของเสียหายได้
10. ทำให้ยุ่งยากต่อพนักงานในการเช็คของหรือพนักงานอาจจะเช็คของตกหล่นได้ง่าย
      จัดเรียงสินค้าไม่ตามFIFO
11.ในแต่ละคนปิดฉลากไม่เหมือนกันไม่เท่ากัน ทำให้ฉลากที่ออกไปนั้นไม่สมบูรณ์และไม่เหมือนกัน
      สินค้าที่ออกไปนั้นเกิดความเสียหายได้
12. เสียเวลาในการลำเลียงของออกจากคลัง เพราะของมีปริมาณมาก
13. ในการปิดฉลาก ปิดหีบสินค้าล้าช้าและสิ้นเปลืองแรงงาน
14. ในการบรรจุในแต่ละครั้งได้ปริมาณไม่เท่ากัน
15. สินค้าที่ต้องผลิตเยอะ ทำให้ต้องจ้างพนักงานมาหลายคน ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณและเวลา
16. ทำให้เกิดการปนเปื้อนในผลิตภัณฑ์มากขึ้น
17. ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการปิดฝานั้นไม่มีความคงทนและแข็งแรงเพียงพอ
18. ในการบรรจุภัณฑ์รวมถึงการปิดฝาต้องใช้ความชำนาญสูง เพราะอาจเกิดอันตรายได้
19. ในการตรวจสอบผลิตภัณฑ์อาจไม่ทั่วถึง ทำให้บางทีสินค้าไม่มีคุณภาพเพียงพอก่อออกจำหน่าย
20.ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ชำรุดได้ยากเช่น กระป๋องขึ้นสนิม เป็นต้น
21. ในการขนส่งบางทีรถที่บรรทุกไปอาจไม่ได้มาตรฐาน ทำให้เกิดการกระแทกจนกระป๋องบุบได้
22. ต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการเคลื่อนย้ายของขึ้นรถ
23. ตรวจเช็คได้ยาก บางทีสินค้าที่จะส่ง ไปในบริเวณใกล้เคียงกันทำให้เสียเวลา
24. ในการขนย้ายของขึ้นรถของอาจตกหล่นลงได้
25. ต้องไปประเมินความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าด้วยตัวเอง
26. ไม่สามารถประชาสัมพันธ์ให้แก่ลูกค้าได้อย่างทั่วถึง
27. รู้ข่าวสารในตลาดกลางได้ช้า
28. อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง
29. จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก
30. ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก
31. สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก
32. ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้
33. เมื่อมีคนบุกรุกจะดูแลไม่ทั่วถึง
34. เมื่อเกิดปัญหา เช่น ไฟไหม้ มีผู้บุกรุก หรือมีคนขอความช่วยเหลือทำให้ติดต่อสื่อสารกันยาก
35. ไม่สามารถบันทึกการเข้าออกภายในบริษัทได้
36. พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้
37. ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้
38. ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้



การใช้ระบบต่างๆในการแก้ปัญหา มีหัวข้อดังต่อไปนี้

1.ระบบจัดการคลังสินค้า

-                    ในแต่ละเดือนไม่สามารถทราบได้แน่ชัดว่าบริษัทสั่งสินค้าจำนวนเท่าไร ราคา มากเท่าไร
-                   บิลสั่งของอาจหล่นหายจนเช็คของคลาดเคลื่อน
-                   บางครั้งสั่งไม่ตรงตามที่ต้องการ
-                   วัตถุดิบล้นคลัง
-                   ใช้ของไม่ตรงตาม FIFO
-                   วัตถุดิบที่เข้ามาเช่น ปลาสด  มีเวลาอยู่ได้ไม่นานเพราะไม่ได้อุณหภูมิ
-                   เสียเวลาในการคัดแยกวัตถุดิบ
-                   ในการลำเลียงวัตถุดิบไปยังการบรรจุภัณฑ์ทำให้ของเสียหายได้
-                   ทำให้ยุ่งยากต่อพนักงานในการเช็คของหรือพนักงานอาจจะเช็คของตกหล่นได้ง่าย
-                   จัดเรียงสินค้าไม่ตามFIFO
-                   ในแต่ละคนปิดฉลากไม่เหมือนกันไม่เท่ากัน ทำให้ฉลากที่ออกไปนั้นไม่สมบูรณ์และไม่                            เหมือนกัน
-                   สินค้าที่ออกไปนั้นเกิดความเสียหายได้
-                   เสียเวลาในการลำเลียงของออกจากคลัง เพราะของมีปริมาณมาก


2.ระบบคำนวณเงินเดือน
-                   ในการปิดฉลาก ปิดหีบสินค้าล้าช้าและสิ้นเปลืองแรงงาน
-                   สินค้าที่ต้องผลิตเยอะ ทำให้ต้องจ้างพนักงานมาหลายคน ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณและ                        เวลา
-                   จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก


3.ระบบบันทึกบัญชีรายรับรายจ่าย

-                   เมื่อผู้ขายสินค้าเจ้าเก่าส่งสินค้ามาไม่พอแผนกจัดสั่งซื้อของจำเป็นต้องหาผู้ขายสินค้าราย                       ใหม่อย่างรวดเร็ว
-                   อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง
-                   ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก
-                   สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก
-                   ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้


4.ระบบบริหารสารสนเทศพนักงาน

-                   ในการปิดฉลาก ปิดหีบสินค้าล้าช้าและสิ้นเปลืองแรงงาน
-                   สินค้าที่ต้องผลิตเยอะ ทำให้ต้องจ้างพนักงานมาหลายคน ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณและ                        เวลา
-                   ทำให้เกิดการปนเปื้อนในผลิตภัณฑ์มากขึ้น
-                   ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการปิดฝานั้นไม่มีความคงทนและแข็งแรงเพียงพอ
-                   ในการบรรจุภัณฑ์รวมถึงการปิดฝาต้องใช้ความชำนาญสูง เพราะอาจเกิดอันตรายได้
-                   ในการตรวจสอบผลิตภัณฑ์อาจไม่ทั่วถึง ทำให้บางทีสินค้าไม่มีคุณภาพเพียงพอก่อออก                          จำหน่าย
-                   ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ชำรุดได้ยากเช่น กระป๋องขึ้นสนิม เป็นต้น
-                   ในการขนส่งบางทีรถที่บรรทุกไปอาจไม่ได้มาตรฐาน ทำให้เกิดการกระแทกจนกระป๋องบุบ                        ได้
-                   ต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการเคลื่อนย้ายของขึ้นรถ
-                   พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้
-                   ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้
-                   ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้


5.ระบบป้องกันภัย

-                   เมื่อมีคนบุกรุกจะดูแลไม่ทั่วถึง
-                   เมื่อเกิดปัญหา เช่น ไฟไหม้ มีผู้บุกรุก หรือมีคนขอความช่วยเหลือทำให้ติดต่อสื่อสารกัน                           ยาก
-                   ไม่สามารถบันทึกการเข้าออกภายในบริษัทได้



ลักษณะการทำงานในระบบใหม่

1. ในส่วนของการตลาด
                                - มีการบันทึกข้อมูลรายละเอียดสินค้า และราคาสินค้าลงในฐานข้อมูล เพื่อใช้ในการอ้างอิงและเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีการซื้อขายเกิดขึ้น
                                - ใช้เครื่องอ่านรหัสแถบ อ่านรหัสแถบเพื่อการจำแนกสินค้า และดึงข้อมูลราคาสินค้าจากฐานข้อมูลมาประมวลผล แทนการจดรายการสินค้าด้วยมือแบบเก่า
                                - ข้อมูลรายการสินค้า และยอดรวมราคาสินค้า (ใบเสร็จ) จะมีการจัดพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์

             
 2. ในส่วนของการจัดการสินค้าคงคลัง
                                - ข้อมูลรายการสินค้า รายละเอียดสินค้า ความเคลื่อนไหวของสินค้า (ยอดขาย) และข้อมูลแหล่งสินค้าจะถูกบันทึกในฐานข้อมูล
                                - มีโปรแกรมอำนวยความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล แก้ไขปรับเปลี่ยน และการเพิ่มข้อมูล
                                - มีโปรแกรมประมวลผลยอดขายสินค้า เพื่อการจำแนกความสำคัญของสินค้า เพื่อช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับระดับการควบคุมสินค้า


3. ในส่วนของพนักงาน

                -ทำการบันทึกประวัติของพนักงานโดยเก็บเป็นฐานข้อมูล

                -มีการให้ Username, Password  แก่พนักงานในการเข้าถึงข้อมูล


4. ในส่วนของเจ้าของบริษัท

                -สามารถดูยอดขายของแต่ละวันเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจในการสั่งซื้อสินค้า

               -สามารถดูข้อมูลของพนักงานได้



การวางแผนระบบสารสนเทศประเมินความต้องการสารสนเทศในองค์กร  
  
         เราจะพัฒนาระบบงานภายในบริษัทให้ได้มาซึ่งสารสนเทศตามที่องค์กรความต้องการให้มีประสิทธิภาพ และขั้นตอนการประเมินความต้องการสารสนเทศในองค์กร โดยเราจะเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูลของความต้องการสารสนเทศ โดยการสัมภาษณ์ผู้บริหารและลูกค้า ซึ่งเป็นความต้องการสารสนเทศในด้านต่างของคู่แข่งขันทางการค้าสารสนเทศและจะการประเมินความต้องการในสารสนเทศของบริษัทอื่นๆด้วยการค้นหาบริษัทนี้เป็นขั้นตอนแรกของ  SDLC เพื่อเลือกสารสนเทศที่ดีที่สุดให้กับบริษัท ซึ่งต้องปฏิบัติขั้นตอนต่างๆตามที่กำหนดไว้ เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนเริ่มต้นและการวางแผนการดำเนินโครงการ



ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้าที่การทำงาน (Functions) ในองค์กร

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data Entities)

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานค้นหา

และสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

ลำดับที่	ระบบย่อย	รายละเอียดของข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการเบื้องต้น
1	ระบบคำนวนเงินเดือน	บริหารจัดการข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจากข้อมูลที่ได้มีการบันทึกไว้ มีคุณสมบัติดังนี้ 1. เงินล่วงเวลา 2. จำนวนวันที่ขาดงาน 3. สลิปเงินเดือนของพนักงาน 4. ภาษีหรือค่าประกันที่ต้องจ่าย 5. รายงานเงินเดือน ให้กับแผนกบัญชีและการเงิน 6. รายงานเงินเดือนให้กับธนาคาร 7. รายงานสรุปยอดเงินเดือนทั้งหมดที่ต้องจ่ายให้กับผู้บริหาร
2	ระบบบันทึกบัญชีรายรับรายจ่าย	บริหารจัดการเกี่ยวกับการบันทึก รายรับ /รายจ่ายของทั้งหมด โดยมีคุณสมบัติดังนี้ 1. รายการรับที่ได้จากการขายผลิตภัณฑ์และผลกำไร 2. รายการรับจากสวัสดิการอื่นๆ 3. รายการจ่ายค่าเงินเดือนของพนักงาน เช่น ค่าล่างเวลา และสวัสดิการของพนักงาน 4. รายการจ่ายที่สั่งวัตถุดิบเข้ามาเพื่อการผลิต 5. รายจ่ายอื่นๆภายในบริษัท 6. ใบกำกับภาษี 7.รายงานสรุปรายรับรายจ่ายทั้งหมดให้กับผู้บริหาร
3	ระบบบริหารสารสนเทศพนักงาน	บริหารจัดการเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดของพนักงานทุกคน เพื่อที่จะสามารถเพิ่มเติม แก้ไข ลบ  ค้นหาข้อมูลพนักงานได้ โดยมีคุณสมบัติดังนี้ 1. แบบฟอร์มการประเมินผลงานการทำงาน 2. ประวัติของพนักงาน 3. ใบลาออก 4. ใบสมัครพนักงานใหม่ 5. รายละเอียดการฝึกอบรมในแต่ละขั้น 6. แบบฟอร์มการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเช่นเปลี่ยนชื่อ นามสกุล ที่อยู่ฯลฯ 7. เก็บข้อมูลและให้ประมวลผลให้กับผู้บริหาร 8. แผนกบุคคลสามารถค้นหาหรือสืบค้นข้อมูลของพนักงานได้
4	ระบบป้องกันภัย	บริหารจัดการเกี่ยวกับความปลอดภัย โดยมีคุณสมบัติดังนี้ 1. เมื่อเกิดเหตุร้ายขึ้น เช่น ไฟไหม้ ระบบต้องแสดงผลและส่งเสียงเตือนอัตโนมัติ 2. มีระบบแก้ไขเบื้องต้นโดยอัตโนมัติ 3. แสดงผลออกมาสู่ผู้ควบคุม
5	ระบบการจัดการคลังสินค้า	บริหารจัดการเกี่ยวกับการจัดระเบียบความเรียบร้อยของสินค้าในคลัง โดยมีคุณสมบัติดังนี้ 1. ประเภทของผลิตภัณฑ์ 2. จัดการกับผลิตภัณฑ์ที่มาก่อนและหลัง 3. เก็บข้อมูลการนำผลิตภัณฑ์เข้า-ออกจากคลัง 4. แสดงผลข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่และผลิตภัณฑ์ที่ถูกเอาออกไป 5. ข้อมูลต้องแสดงผลให้แผนกจัดซื้อและแผนกผลิต

จากนั้น ทีมงานได้สร้างแนวทางเลือกต่าง ๆ ก่อนที่จะทำ การเปรียบเทียบในแต่ละแนวทางเลือก มีจำนวนทั้งสิ้น 3 ทาง เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาว่าควรเลือกวิธีการพัฒนาและติดตั้งระบบใดที่จะก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อบริษัท โดยมีรายละเอียดดังนี้

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

นอกจากนี้ ทางทีมงานได้จำ ลอง (Model) รูปแบบการนำ เสนอแนวทางเลือกที่ดีที่สุด สำ หรับพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล (Personal Information System: PIS) ดังรูป

แนวทางเลือกที่ 1: การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้นํ้าหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4  ระดับ ดังนี้

นํ้าหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

นํ้าหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

นํ้าหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

นํ้าหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้นํ้าหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าจะนำซอฟต์แวร์ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและ

ตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 2: ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ใช้กฎเกณฑ์การให้นํ้าหนัก (คะแนน) เช่นเดียวกันกับแนวทางเลือกที่ 1 ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าเลือกบริษัท B  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางทั้งสามตามที่ได้นำโดยมีรายละเอียดดั้งตารางนี้

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำ เร็จรูป (Packaged Software)

-                   ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด และใช้เวลาในการติดตั้งน้อยอีกด้วย

-                   ข้อเสีย ราคาค่อนข้างสูงเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง  เงินทั้งสิ้นจำนวน 450,000 บาท อีกทั้งทางทีมงานจะต้องต้องเรียนรู้ในรายละเอียดของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หรืออาจต้องแก้ไขปรับปรุง และเพิ่มเติมซึ่งจะทำให้เสียเวลา อาจจะต้องใช้เวลาในการศึกษาประมาณ 1-2 เดือน

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

-                   ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถแก้ไขและปรับปรุงระบบได้ในระหว่างขั้นตอนพัฒนาระบบใหม่ ใช้เวลาในการดำ เนินงานน้อยสุดแค่ 30 วัน

-                   ข้อเสีย มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุดเมื่อเปรียบเทียบราคาของทั้งสามแนวทาง เงินทั้งสิ้นจำนวน 550,000 บาท ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนและสมบูรณ์ที่สุด บางครั้งงานที่ออกมาไม่ละเอียดเพียงพอที่เราต้องการและความลับของบริษัทก็รั่วไหล ซึ่งจะเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจ คู่แข่งเราอาจจะรู้ได้

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

-                   ข้อดี ระบบจะมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถแก้ไขและปรับปรุงระบบได้ตลอด และความลับบริษัทก็ไม่รั่วไหล ด้านค่าใช้จ่ายก็ต่ำที่สุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทาง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 300,000 บาท รวมทั้งเมื่อเกิดปัญหาก็ไม่ต้องเสียค่าจ้างโปรแกรมเมอร์มาแทนและยังทำให้ภายในองค์กรมีความรู้เพิ่มเติม

-                   ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำ เนินงานมากที่สุด ถึง 4 เดือน 15 วัน  ซึ่งเกิดความล้าช้าและเสียเวลาถ้าหากต้องใช้ระบบด่วน

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

จากข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสามได้ทำการเปรียบเทียบเพื่อให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจได้ผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานและความคุ้มค่าใช้ในการลงทุนแล้ว 

ขั้นตอนที่4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

Context Diagram ระบบจัดการสินค้าคลัง

Dataflow diagram ( Level 0 ) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

Dataflow diagram ( Level 1) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

Dataflow diagram ( Level 2) ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

ER Diagram ระบบจัดการสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนที่5

การออกแบบ User Interface

รูปภาพที่ 1 หน้า Login

รูปภาพที่ 2 หน้าใส่รหัสผ่านเข้าสู้ระบบ

รูปภาพที่ 3 หน้าเลือกคลังสินค้า

รูปภาพที่ 4 หน้าใส่รายละเอียดรายการสินค้าในกับระบบ

รูปภาพที่ 5 หน้าใส่รายละเอียดรายการสินค้าในกับระบบ

รูปแบบหน้าต่างโปรแกรม

ขั้นตอนที่6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดการสินค้าคงคลัง  เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

 แนะนำ โปรแกรมระบบจัดการสินค้าคงคลัง

โปรแกรมระบบจัดการสินค้าคงคลัง  สามารถเพิ่ม แก้ไข บันทึกข้อมูลได้  เพื่อประมวลระบบจัดการสินค้าคงคลัง

ของบริษัทออกมาระบบรายรายจ่าย/ที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายทั้งหมดของบริษัท สามารถเพิ่ม แก้ไข บันทึกข้อมูลได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายรับ เพื่อประมวลรายรับของบริษัทออกมา

การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน

ขั้นตอนที่7

การซ่อมบำรุง

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด